Was ist DocuWare?

DocuWare ist ein Dokumentenmanagement- und Workflow-System (DMS), das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente digital zu erfassen, sicher zu verwalten und Prozesse zu automatisieren. Ziel ist es, papierbasierte und manuelle Abläufe durch strukturierte, transparente und effiziente digitale Workflows zu ersetzen.

Kurz gesagt:
DocuWare bringt Ordnung in Dokumente – und Geschwindigkeit in Prozesse.

Wofür wird DocuWare eingesetzt?

In nahezu jedem Unternehmen entstehen täglich große Mengen an Dokumenten:

• Rechnungen

• Lieferscheine

• Verträge

• Personalunterlagen

• E-Mails mit Anhängen

• Formulare und Belege

DocuWare sorgt dafür, dass diese Informationen:

• zentral gespeichert

• schnell gefunden

• sicher archiviert

• automatisiert verarbeitet

• orts- und zeitunabhängig genutzt

werden können.

Die Kernfunktionen von DocuWare

1. Dokumentenmanagement (DMS)

DocuWare archiviert Dokumente revisionssicher und strukturiert.
Dokumente können aus unterschiedlichsten Quellen übernommen werden:

• Scan

• E-Mail

• ERP-System (z. B. Microsoft Dynamics 365 Business Central)

• Dateiupload

• Automatische Importe

Alle Dokumente werden indexiert und sind über Suchbegriffe, Filter oder Volltextsuche innerhalb von Sekunden auffindbar.

2. Workflow-Automatisierung

Ein zentraler Mehrwert von DocuWare liegt in der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Typische Beispiele:

• Digitale Rechnungsprüfung

• Freigabeprozesse

• Urlaubs- und Genehmigungsworkflows

• Vertragsprüfungen

• Eskalationen bei Fristenüberschreitungen

Workflows sorgen dafür, dass Dokumente automatisch an die richtigen Personen gelangen, Fristen eingehalten werden und Transparenz über den Bearbeitungsstand besteht.

3. Revisionssichere Archivierung

DocuWare erfüllt die Anforderungen an:

• GoBD

• DSGVO

• revisionssichere Archivierung

Dokumente werden unveränderbar gespeichert, Zugriffe protokolliert und Aufbewahrungsfristen zuverlässig eingehalten.

4. Integration in bestehende Systeme

DocuWare ist kein Inselsystem. Es lässt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften integrieren, unter anderem in:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Microsoft Outlook

• Microsoft Teams

• Microsoft Office

• Fachanwendungen und Drittsysteme

So bleiben gewohnte Arbeitsumgebungen erhalten – DocuWare arbeitet im Hintergrund.

Cloud oder On-Premises?

DocuWare ist flexibel einsetzbar:

• DocuWare Cloud
  Keine eigene Infrastruktur notwendig, schnelle Implementierung, hohe Skalierbarkeit.

• DocuWare On-Premises
  Betrieb im eigenen Rechenzentrum, volle Kontrolle über Daten und Systeme.

Welche Variante die richtige ist, hängt von IT-Strategie, Compliance-Anforderungen und Unternehmensgröße ab.

Für welche Unternehmen ist DocuWare geeignet?

DocuWare ist branchenübergreifend einsetzbar und eignet sich für:

• kleine und mittelständische Unternehmen

• große Organisationen

• internationale Unternehmen

• öffentliche Einrichtungen

Besonders häufig wird DocuWare eingesetzt in Bereichen wie:

• Finanzbuchhaltung

• Einkauf

• Personalwesen

• Vertrieb

• Verwaltung

Typische Vorteile von DocuWare

Unternehmen, die DocuWare einsetzen, profitieren unter anderem von:

• deutlich reduzierter Suchzeit nach Dokumenten

• höherer Transparenz in Prozessen

• weniger manuellen Tätigkeiten

• geringerer Fehlerquote

• besserer Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

• ortsunabhängigem Arbeiten

• schnellerer Entscheidungsfindung

Oder anders gesagt:
Weniger Papier. Weniger Chaos. Mehr Zeit fürs Wesentliche.

DocuWare und der Mensch im Mittelpunkt

Trotz aller Automatisierung bleibt der Mensch zentraler Bestandteil der Prozesse. DocuWare unterstützt Mitarbeitende, indem es:

• Routineaufgaben automatisiert

• Informationen bereitstellt

• klare Strukturen schafft

So bleibt mehr Raum für fachliche Entscheidungen, Kommunikation und Zusammenarbeit – ganz im Sinne von
„Fortschritt durch Menschen, gestärkt durch Technologie.“

Fazit: Was ist DocuWare?

DocuWare ist eine leistungsstarke Plattform für:

• digitales Dokumentenmanagement

• Workflow-Automatisierung

• revisionssichere Archivierung

• effiziente, transparente Prozesse

Es hilft Unternehmen, den Schritt von papierbasierten Abläufen hin zu einer modernen, digitalen Arbeitsweise zu gehen – sicher, skalierbar und zukunftsfähig.