DocuWare Connect to BC 365 – Die Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central

Was ist DocuWare Connect to BC 365?

DocuWare Connect to BC 365 ist eine Integrationsschnittstelle, die DocuWare direkt mit Microsoft Dynamics 365 Business Central verbindet.
Sie ermöglicht den medienbruchfreien Austausch von Dokumenten und Daten zwischen dem ERP-System und dem Dokumentenmanagementsystem.

Ziel der Schnittstelle ist es, Geschäftsprozesse zu automatisieren, Informationen zentral bereitzustellen und den manuellen Aufwand in der täglichen Arbeit deutlich zu reduzieren.

Welches Problem löst die Schnittstelle?

In vielen Unternehmen existieren ERP-System und DMS nebeneinander, jedoch ohne echte Verzahnung. Typische Folgen:

• Dokumente werden manuell abgelegt

• Belege sind im ERP nicht direkt einsehbar

• Medienbrüche zwischen Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung

• Hoher Zeitaufwand bei Rückfragen und Prüfungen

DocuWare Connect to BC 365 schließt diese Lücke und sorgt für eine durchgängige Prozesskette.

Funktionsübersicht

Übergabe von Dokumenten aus Business Central an DocuWare

Dokumente, die in Business Central entstehen, können automatisiert an DocuWare übergeben werden, z. B.:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Gutschriften

• Lieferscheine

• Bestellungen

• Buchungsbelege

Dabei werden relevante Indexdaten direkt aus Business Central übernommen, etwa:

• Belegnummer

• Kreditor / Debitor

• Belegdatum

• Betrag

• Status

Direkter Dokumentenzugriff aus Business Central

Über die Schnittstelle können archivierte Dokumente direkt aus Business Central heraus angezeigt werden.

Das bedeutet:

• Kein Wechsel in DocuWare notwendig

• Dokumente sind kontextbezogen zum Datensatz verfügbar

• Schnellere Auskunftsfähigkeit für Anwender

Beispiele:

• Anzeige der Eingangsrechnung direkt im Kreditor

• Zugriff auf Lieferscheine aus dem Verkaufsauftrag

Unterstützung automatisierter Prozesse

In Kombination mit DocuWare Workflows lassen sich Prozesse weiter automatisieren, z. B.:

• Rechnungsfreigaben

• Prüf- und Genehmigungsprozesse

• Statusrückmeldungen an Business Central

So werden ERP-Daten und Dokumentenstatus synchron gehalten.

Technische Einordnung

• Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central

• Unterstützung moderner Schnittstellen- und Authentifizierungsmechanismen

• Geeignet für DocuWare Cloud und On-Premises (abhängig von Szenario)

• Modular erweiterbar je nach Prozessanforderung

Die Schnittstelle fügt sich in bestehende IT-Landschaften ein, ohne gewohnte Arbeitsweisen zu stören.

Vorteile für Anwender und Unternehmen

Für Anwender

• Alle relevanten Dokumente direkt im ERP verfügbar

• Weniger Suchaufwand

• Klarer Kontext zum jeweiligen Geschäftsvorgang

• Reduzierte Fehleranfälligkeit

Für Unternehmen

• Durchgängige digitale Prozesse

• Weniger manuelle Tätigkeiten

• Höhere Transparenz

• Schnellere Bearbeitungszeiten

• Bessere Nachvollziehbarkeit und Compliance

Typische Einsatzszenarien

• Automatische Archivierung von Rechnungen aus Business Central

• Verknüpfung von Belegen mit Kreditoren- und Debitorendaten

• Unterstützung der digitalen Rechnungsverarbeitung

• Vorbereitung revisionssicherer Archivierung

Abgrenzung: Schnittstelle vs. Workflow

DocuWare Connect to BC 365 ist die technische Verbindung zwischen ERP und DMS.
Die eigentliche Prozesslogik (z. B. Freigaben, Eskalationen, Prüfungen) wird über DocuWare Workflows abgebildet.

Beide Komponenten ergänzen sich – die Schnittstelle stellt die Daten bereit, der Workflow steuert den Prozess.

Fazit

DocuWare Connect to BC 365 verbindet Dokumente und ERP-Daten zu einem durchgängigen, digitalen Prozess.
Die Schnittstelle reduziert Medienbrüche, erhöht Transparenz und sorgt dafür, dass Informationen dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden – direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central.