Einleitung

Die profor EDI App (PSG EDI) erweitert Microsoft Dynamics 365 Business Central um eine leistungsstarke elektronische Datenaustauschlösung (EDI).
Sie ermöglicht den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Handelspartnern über die Plattform Procuros.

Durch die Integration werden manuelle Prozesse reduziert, Fehler vermieden und Abläufe deutlich beschleunigt – sowohl beim Versand (Export) als auch beim Empfang (Import) von Dokumenten.

Funktionsprinzip

Die App arbeitet bidirektional:

1. Export (Business Central → Handelspartner)

• Geschäftsdokumente (z. B. Rechnungen, Lieferavise) werden in Business Central erstellt und gebucht
• Automatisch wird daraus ein EDI-Dokument erzeugt
• Dieses wird über die Procuros-Plattform an den Handelspartner übertragen

2. Import (Handelspartner → Business Central)

• Eingehende EDI-Nachrichten vom Handelspartner werden über Procuros empfangen
• Die App wandelt diese automatisch in Business Central-Belege um (z. B. Bestellungen)

Verfügbare Seiten (Überblick)

Die wichtigsten Funktionen sind über folgende Seiten in Business Central erreichbar:

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt in mehreren Schritten:

1. EDI Setup

Zentrale Basiskonfiguration für den gesamten Mandanten:

• Aktivierung der EDI-Funktion
• Definition der Identifikation (z. B. Unternehmenscode)
• Hinterlegung der Procuros API-Zugangsdaten
• Einrichtung der Nummernkreise

2. EDI Vereinbarungen

Definition der Kommunikation pro Handelspartner:

• Welche Dokumenttypen werden ausgetauscht
• Welche Mappings gelten
• Automatisierungsgrad (manuell oder automatisch)

3. Mapping konfigurieren

Festlegung, wie Daten zwischen Business Central und EDI strukturiert werden:

• Feldzuordnung (z. B. Artikelnummer → GTIN)
• Separate Mappings für Kopf- und Zeileninformationen

4. GLN-Verwaltung

• Pflege der Global Location Number (GLN) in Debitoren und Kreditoren
• Wichtig für die eindeutige Identifikation im EDI

5. Artikel-Identifikation (GTIN)

• Pflege der GTIN auf Artikelkarten
• Auswahl der verwendeten Identifikation (GTIN, Artikelnummer oder Lieferantenartikelnummer)

Step-by-Step Anleitung

Schritt 1: EDI aktivieren

1. Öffnen Sie EDI Setup
2. Aktivieren Sie EDI-Abgabe aktiv
3. Hinterlegen Sie:
   • Unternehmenscode
   • Länder-/Regionscode
   • Procuros Bearer-Token
   • Server (Test oder Live)

Schritt 2: Nummernkreise definieren

• Sendungsnummern
• Vereinbarungsnummern
• Mappingnummern
• EDI-Dokumentnummern

Schritt 3: Handelspartner anlegen

1. Öffnen Sie EDI Agreements
2. Erstellen Sie eine neue Vereinbarung
3. Hinterlegen Sie:
   • Partnerbeschreibung
   • Export-Mappings
   • Import-Mappings

Schritt 4: Automatisierung konfigurieren

• Aktivieren Sie:
  • Automatische Erstellung von EDI-Dokumenten
  • Automatischen Versand
  • Automatischen Import
• Definieren Sie die Job-Queue-Intervalle (z. B. alle 10 Minuten)

Schritt 5: Mapping einrichten

1. Öffnen Sie EDI Mapping List
2. Erstellen Sie ein neues Mapping
3. Nutzen Sie:
   • Mapping-Assistent
   • Pflichtfelder einfügen
4. Validieren Sie das Mapping

Schritt 6: Stammdaten pflegen

• GLN bei Debitoren/Kreditoren hinterlegen
• GTIN bei Artikeln pflegen

Schritt 7: Testlauf durchführen

• Testbeleg erstellen
• Export prüfen
• Import simulieren
• Status in der EDI-Dokumentliste kontrollieren

Felder Erklärung (Auswahl)

EDI Setup

EDI Vereinbarung

EDI Dokumentliste

Statusübersicht

Vorteile der Lösung

Automatisierung

• Reduziert manuelle Eingaben erheblich
• Beschleunigt Geschäftsprozesse

Fehlerreduktion

• Keine doppelte Dateneingabe
• Validierung durch Mappings

Transparenz

• Zentrale Übersicht aller EDI-Vorgänge
• Nachvollziehbare Statusverfolgung

Flexibilität

• Individuelle Anpassung durch Mapping
• Unterstützung verschiedener Dokumenttypen

Skalierbarkeit

• Geeignet für wachsende Handelsnetzwerke
• Einfache Integration neuer Partner