1. Ein Benutzer führt eine Aktion im System aus, beispielsweise das Freigeben eines Angebots oder das Buchen einer Rechnung.
2. Diese Aktion löst einen zuvor definierten Trigger aus.
3. Die App prüft die hinterlegten Einstellungen:
   • Welcher E-Mail-Text soll verwendet werden?
   • Welche Empfänger sind relevant?
   • Welches E-Mail-Konto wird genutzt?
   • Welcher Report soll als Anhang generiert werden?
4. Auf Basis dieser Informationen wird eine E-Mail erstellt.
5. Optional wird die E-Mail vor dem Versand angezeigt und kann manuell geprüft oder angepasst werden.

• Dieses Verhalten ermöglicht es, den gesamten Versandprozess zu automatisieren, ohne die notwendige Kontrolle über den Inhalt zu verlieren.

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  3. Trigger und deren Bedeutung

  Die App unterstützt verschiedene Trigger, die den Zeitpunkt des E-Mail-Versands definieren. Dazu gehören insbesondere:

  • Freigeben (Release)
  • Buchen (Post)
  • Kombination aus Freigeben und Buchen
  • Sonderfall bei Mahnungen: „Registrieren“

• Die Auswahl des richtigen Triggers ist entscheidend für die korrekte Funktion der App. In der Praxis zeigt sich, dass bestimmte Trigger nur für bestimmte Belege sinnvoll sind. So wird ein Verkaufsangebot in der Regel beim Freigeben versendet, während eine Verkaufsrechnung typischerweise erst beim Buchen versendet wird.

  Die Option, mehrere Trigger gleichzeitig zu aktivieren, ist technisch vorhanden, wird jedoch nur in seltenen Fällen benötigt und sollte bewusst eingesetzt werden.

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  4. Empfängerermittlung

  Ein zentraler Bestandteil der App ist die flexible Steuerung der Empfänger. Hierfür stehen zwei grundlegende Ansätze zur Verfügung:

  4.1 Versand an den Belegkontakt

  In diesem Modus wird die E-Mail an den Kontakt versendet, der direkt auf dem Beleg hinterlegt ist. Diese Variante ist besonders geeignet für einfache Szenarien, in denen ein fester Ansprechpartner existiert.

  4.2 Versand an mehrere Kontakte

  Alternativ kann die App so konfiguriert werden, dass sie E-Mails an mehrere Kontakte eines Unternehmens versendet. In diesem Fall greift die App auf sogenannte Kontaktsendeprofile zurück. Dabei wird geprüft, welche Kontakte für das jeweilige Ereignis relevant sind, und nur diese erhalten die Nachricht.

  Diese Funktion ist insbesondere dann sinnvoll, wenn unterschiedliche Abteilungen (z. B. Einkauf, Buchhaltung) gezielt informiert werden sollen.

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  5. Kontaktsendeprofile

  Kontaktsendeprofile bilden die Grundlage für den Mehrfachversand. Sie definieren für jeden Kontakt:

  • Für welche Belegart bzw. welchen Trigger er relevant ist
  • Welche E-Mail-Konfiguration verwendet werden soll
  • Ob zusätzliche Empfänger (CC oder BCC) berücksichtigt werden

• Ein Vorteil dieses Ansatzes ist die Trennung von globalen Standards und individuellen Anpassungen. Während grundlegende Einstellungen zentral definiert werden können, lassen sich Abweichungen auf Kontaktebene individuell konfigurieren.

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  6. E-Mail-Konten und Szenarien

  Die App bietet die Möglichkeit, unterschiedliche E-Mail-Absender für verschiedene Geschäftsfälle zu definieren. Dies geschieht über sogenannte E-Mail-Szenarien.

  Ein Szenario bestimmt, welches E-Mail-Konto für den Versand verwendet wird. Dabei können beispielsweise folgende Anforderungen abgebildet werden:

  • Rechnungen werden von einer zentralen Buchhaltungsadresse versendet
  • Mahnungen kommen von einer eigenen Forderungsmanagement-Adresse
  • Angebote werden direkt vom jeweiligen Vertriebsmitarbeiter verschickt

• Die App unterstützt dabei verschiedene Kontotypen, darunter:

  • Versand über den aktuellen Benutzer
  • Microsoft 365 Konten
  • SMTP-basierter Versand

• Bei Verwendung zentraler Postfächer ist zu beachten, dass entsprechende Berechtigungen (z. B. „Send As“) außerhalb von Business Central eingerichtet werden müssen.

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  7. Gestaltung der E-Mail

  7.1 E-Mail-Text

  Der E-Mail-Inhalt kann vollständig frei gestaltet werden und unterstützt HTML. Dadurch können Formatierungen, Bilder und Signaturen eingebunden werden. Der Text ist statisch, das bedeutet, er ist für alle Empfänger identisch und enthält keine automatisch variierenden Inhalte.

  7.2 Sprachabhängigkeit

  Die App ermöglicht es, unterschiedliche E-Mail-Texte je nach Sprachcode zu hinterlegen. Dabei gilt folgende Logik:

  1. Es wird zunächst nach einem passenden Sprachcode gesucht
  2. Falls keiner gefunden wird, greift ein allgemeiner Text („alle Sprachcodes“)

Diese Funktion ist besonders für international tätige Unternehmen relevant.

8. Betreffzeile und Dynamik

Im Gegensatz zum E-Mail-Text kann die Betreffzeile dynamisch gestaltet werden. Hierfür werden Platzhalter verwendet, die während des Versands mit konkreten Werten aus dem Beleg ersetzt werden.

Beispielsweise kann die Belegnummer oder der Kundenname automatisch in den Betreff integriert werden. Die Zuordnung erfolgt über nummerierte Platzhalter (%1, %2 usw.), die mit definierten Feldern verknüpft sind.

Zusätzlich können auch sprachabhängige Varianten des Betreffs definiert werden.

9. Anhänge und Reports

Ein wesentlicher Bestandteil jeder E-Mail ist der zugehörige Beleg als Anhang. Hierfür wird ein Report ausgeführt, dessen Ergebnis automatisch als PDF generiert und an die E-Mail angehängt wird.

Es ist dabei zwingend erforderlich, dass der ausgewählte Report zur Datenbasis des entsprechenden Belegs passt, da ansonsten keine korrekten Inhalte erzeugt werden können.

10. Versandsteuerung

Die App bietet die Möglichkeit, den Versandprozess unterschiedlich stark zu automatisieren.

Ist die Option „vor Senden bearbeiten“ aktiviert, wird die generierte E-Mail vor dem Versand angezeigt. Der Benutzer kann sie prüfen, anpassen oder den Versand abbrechen.

Wird diese Option deaktiviert, erfolgt der Versand vollständig automatisiert ohne Benutzerinteraktion. Dieses Verfahren eignet sich insbesondere für Massenvorgänge.

11. Debitoren-Einstellungen

Auf Debitorenebene können zusätzliche Parameter gesetzt werden, die das Verhalten der App beeinflussen.

Das Feld „Papierlos“ dient dazu, sicherzustellen, dass für bestimmte Kunden alle Belege digital versendet werden. Wenn in diesem Modus ein Empfänger fehlt, gibt das System eine Warnung aus, um Fehler frühzeitig zu erkennen.

Dies erhöht insbesondere in automatisierten Prozessen die Sicherheit.

12. Erweiterte Funktion: Kontaktzuordnung

Die Kontaktzuordnung ist eine optionale Erweiterung, mit der auf Belegebene explizite Empfänger definiert werden können.

Wird diese Liste genutzt, versendet die App die E-Mail ausschließlich an die dort definierten Kontakte. Bleibt sie leer, greift das Standardverhalten.

Diese Funktion ist insbesondere dann sinnvoll, wenn in Einzelfällen von der Standardlogik abgewichen werden soll.

13. Schritt-für-Schritt Einrichtung

• Schritt 1: E-Mail-Konto einrichten

Legen Sie ein E-Mail-Konto an und definieren Sie dieses ggf. als Standard.

• Schritt 2: E-Mail-Szenarien konfigurieren

Weisen Sie dem Konto passende Szenarien zu, z. B. für Rechnungen oder Mahnungen.

• Schritt 3: Kontaktsendeeinrichtung definieren

Konfigurieren Sie die Trigger pro Belegtyp und legen Sie Standardwerte fest.

• Schritt 4: E-Mail-Texte anlegen

Erstellen Sie die gewünschten E-Mail-Inhalte inklusive Sprachvarianten.

• Schritt 5: Betreff definieren

Hinterlegen Sie dynamische Betreffzeilen mit Platzhaltern.

• Schritt 6: Reports zuweisen

Wählen Sie den passenden Report für den jeweiligen Belegtyp.

• Schritt 7: Versandverhalten festlegen

Entscheiden Sie, ob E-Mails vor dem Versand bearbeitet werden sollen.

• Schritt 8: Debitoren konfigurieren

Setzen Sie relevante Felder wie „Papierlos“ oder „an alle Kontakte senden“.

• Schritt 9: Kontakte und Profile pflegen

Legen Sie Kontaktsendeprofile an und definieren Sie ggf. zusätzliche Empfänger.

• Schritt 10: Test durchführen

Testen Sie den Versand anhand eines Beispielbelegs und prüfen Sie das Ergebnis.

14. Fazit

Die Mailversand-App bietet eine leistungsfähige Grundlage zur Automatisierung von Kommunikationsprozessen in Business Central. Durch die Kombination aus zentralen Standards und individuellen Anpassungsmöglichkeiten kann sie sowohl einfache als auch komplexe Anforderungen abdecken.

Eine saubere Einrichtung ist dabei entscheidend für den erfolgreichen Einsatz. Insbesondere die korrekte Konfiguration von Triggern, Kontakten und Sprachabhängigkeiten spielt eine zentrale Rolle für die Qualität der erzeugten Kommunikation.