Dokumentation - profor Artikelspezifikationen

Geändert am Di, 20 Okt um 9:07 VORMITTAGS

Benutzerhandbuch - profor Artikelspezifikation


INHALTSVERZEICHNIS


Einleitung

Mit der App Artikelspezifikation pflegen Sie die vollständige Produktdokumentation Ihrer Artikel direkt in Business Central – und drucken sie auf Knopfdruck in der gewünschten Sprache.

Wenn Ihr Unternehmen Lebensmittel, Getränke oder andere Konsumgüter vertreibt, müssen Sie Kunden, Auditoren und Behörden genau nachweisen, was in einem Produkt steckt: Zutaten, Allergene, Nährwerte, Zusatzstoffe, Zertifizierungen und Herkunft. Statt diese Angaben in Excel-Listen oder Word-Dokumenten zu verwalten, hinterlegen Sie sie als Artikelspezifikation direkt am Artikel.

Für wen ist dieses Handbuch? Für Mitarbeitende aus Qualitätssicherung, Regulatory Affairs und Produktmanagement, die täglich mit Spezifikationen arbeiten. Für Administratoren gibt es zusätzlich die Einrichtungsanleitung.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Alle Spezifikationsdaten an einem Ort, direkt mit dem Artikel in Business Central verknüpft
  • Spezifikationen bei Bedarf je Kreditor, Charge oder Variante
  • Lückenlose Versionshistorie mit Revisionsgrund
  • Mehrsprachiger Ausdruck aus einer einzigen Spezifikation
  • EU-Stammdaten (14 Allergene, 7 Pflichtnährwerte, Zusatzstoffe) sind bereits nach der Installation vorhanden

Die Bausteine einer Artikelspezifikation

Eine Artikelspezifikation gehört immer zu genau einem Artikel und fasst folgende Informationen zusammen:

Baustein

Inhalt

Beispiel

Zutaten

Hierarchisches Zutatenverzeichnis mit Zutatengruppen; Zusatzstoffe mit eigenen Benennungsregeln

Gewürze (Pfeffer, Paprika)

Allergene

Je Allergen: enthalten, nicht enthalten oder in Spuren

Milch – enthalten

Nährwerte

Nährwerttabelle; „Top 7“ als Schnellauswahl der EU-Pflichtangaben

Energie, Fett, Zucker

Zusatzstoffe

Lebensmittelzusatzstoffe (E-Nummern) mit Kategorie und Variante

E 330 – Säuerungsmittel

Standards

Qualitäts-, Produktions- und Zertifizierungsstandards

Bio, MSC

Herkunft & Rückverfolgbarkeit

Bei Fisch und Meeresfrüchten: Fanggebiet und Untergebiet

FAO 27

Verantwortliche

Personen, die für die Freigabe zuständig sind

Leitung QS

Texte

Wiederverwendbare Textbausteine, die mitgedruckt werden

Lagerhinweis, Warnhinweis

Kennzeichen

Schnelle Ja/Nein-Angaben

Bio, Halal, Koscher, MSC, Vegetarisch, Vegan, Gluten, Laktose

Benutzerdefinierte Felder

Bis zu zehn Zusatzfelder, vom Administrator benannt

Interne Produktkategorie, MHD-Code

Alle Stammdaten (Zutaten, Allergene, Standards, Texte usw.) können Übersetzungen enthalten. Damit lässt sich dieselbe Spezifikation für verschiedene Märkte in unterschiedlichen Sprachen drucken.

Einrichtung Schritt für Schritt

Die wichtigsten EU-Stammdaten werden bereits mitgeliefert, sodass Sie nicht bei null beginnen. Führen Sie die Schritte in dieser Reihenfolge aus:

  1. Berechtigungen zuweisen
  • Öffnen Sie die Seite Benutzer und weisen Sie allen Personen, die Spezifikationen ansehen oder bearbeiten sollen, den Berechtigungssatz der App Artikelspezifikation zu.
  1. Einrichtung öffnen
  • Wählen Sie die Lupe (Wie möchten Sie weiter vorgehen?), geben Sie Artikelspezifikation Einrichtung ein und öffnen Sie die Seite.
  1. Dimensionen der Spezifikation festlegen
  • Aktivieren Sie Kreditor, wenn sich die Zusammensetzung eines Artikels je Lieferant unterscheidet.
  • Aktivieren Sie Chargennr., wenn Sie Spezifikationen je Charge benötigen.
  • Aktivieren Sie Variante, wenn Artikelvarianten unterschiedliche Spezifikationen haben.
  • Lassen Sie nicht benötigte Optionen deaktiviert – das hält die Erfassung schlank.
  1. Mitgelieferte Stammdaten prüfen
  • Öffnen Sie über die Aktionen oben auf der Einrichtungsseite nacheinander Allergene, Nährwerte, Zusatzstoffe und Zutaten.
  • Prüfen Sie die vorbelegten EU-Daten, ergänzen Sie fehlende Einträge und sperren oder löschen Sie Einträge, die Sie nicht verwenden.
  • Markieren Sie Allergene als Standardallergen und Nährwerte als „Top 7“, wenn sie automatisch in neue Spezifikationen übernommen werden sollen.
  1. Zutaten und Zutatengruppen anlegen
  • Legen Sie Ihre Zutaten sowie Gruppen (z. B. „Gewürze“) an, damit Sie Zutatenverzeichnisse hierarchisch aufbauen können.
  1. Standards anlegen
  • Öffnen Sie über Navigieren die Seiten Qualitätsstandards, Produktionsstandards und Zertifizierte Standards und erfassen Sie Ihre Zertifizierungen (z. B. Bio, MSC, IFS).
  • Kennzeichnen Sie Standards, die automatisch in jede neue Spezifikation eingefügt werden sollen.
  1. Verantwortliche anlegen
  • Erfassen Sie unter Navigieren > Verantwortliche die Personen, die Spezifikationen freigeben. Auch hier können Sie das automatische Einfügen aktivieren.
  1. Textarten und allgemeine Texte anlegen
  • Legen Sie unter Navigieren > Textarten die Arten Ihrer Textbausteine an (z. B. Lagerung, Warnhinweis, Marketing).
  • Erfassen Sie unter Navigieren > Allgemeine Texte die eigentlichen Textbausteine.
  1. Fanggebiete pflegen (nur bei Fisch und Meeresfrüchten)
  • Erfassen Sie Fanggebiete und Untergebiete für die Herkunftsangaben.
  1. Übersetzungen ergänzen
  • Hinterlegen Sie für Zutaten, Standards und Texte Übersetzungen in allen Sprachen, in denen Sie Spezifikationen drucken. Deutsch und Englisch sind für die mitgelieferten Daten bereits vorhanden.
  1. Benutzerdefinierte Felder konfigurieren (optional)
  • Benennen Sie bis zu zehn Zusatzfelder und legen Sie je Feld den Typ fest: Text, Zahl, Datum oder Auswahlliste. Nicht konfigurierte Felder werden auf der Spezifikation ausgeblendet.
  1. Testspezifikation anlegen
  • Legen Sie eine Spezifikation für einen Testartikel an und drucken Sie den Bericht Artikelspezifikation in Deutsch und Englisch, um die Einrichtung zu prüfen.


Mitgelieferte Startdaten

Bereich

Umfang

Vorbelegung

Allergene

Alle 14 nach EU-Lebensmittelinformationsverordnung deklarationspflichtigen Allergene

Als Standardallergen markiert

Nährwerte

Die 7 EU-Pflichtangaben (Energie, Fett, davon gesättigte Fettsäuren, Kohlenhydrate, davon Zucker, Eiweiß, Salz)

Als „Top 7“ markiert

Zusatzstoffkategorien

Rund 26 offizielle EU-Funktionsklassen (Farbstoff, Konservierungsstoff, Süßungsmittel, Emulgator usw.)

–

Zusatzstoffe

Rund 55 gängige E-Nummern

Kategorie bereits zugeordnet

Alle Startdaten sind auf Deutsch mit englischer Übersetzung angelegt und werden auch in neu angelegte Mandanten übernommen.


Seitenübersicht

Die App besteht aus Arbeitsseiten für die tägliche Pflege, Dialogen für Kopier- und Versionsvorgänge, einer Erweiterung der Standardseite Artikelverfolgungszeilen, einem Bericht sowie Einrichtungs- und Stammdatenseiten.

Bereich

Seite

Wer nutzt sie?

Tägliche Arbeit

Artikelspezifikationen (Liste)

Alle Anwender

Tägliche Arbeit

Artikelspezifikation (Karte)

Alle Anwender

Tägliche Arbeit

Allergene, Nährwerte, Zutaten (Liste und Baum), Texte, Verantwortliche, Standards der Spezifikation

Alle Anwender

Dialoge

Neue Version erstellen, Artikelspezifikation kopieren, Zutaten kopieren von…

Alle Anwender

Standarderweiterung

Artikelverfolgungszeilen

Anwender mit chargenbezogenen Spezifikationen

Bericht

Artikelspezifikation

Alle Anwender

Einrichtung

Artikelspezifikation Einrichtung

Administratoren

Stammdaten

Allergene, Zutaten, Nährwerte, Zusatzstoffe, Standards, Verantwortliche, Textarten, Allgemeine Texte, Fanggebiete

Administratoren, Key User


Artikelspezifikationen (Liste)

Die Liste zeigt alle Spezifikationen Ihres Mandanten und ist Ihr Einstieg in die App.

  • Aufruf: über Wie möchten Sie weiter vorgehen? oder Ihr Rollencenter.
  • Neu: legt eine neue Spezifikation an.
  • Bearbeiten / Ansicht: öffnet die Spezifikationskarte.
  • Suchen, Filtern, Sortieren: wie in jeder Business Central-Liste, z. B. nach Artikelnr., Status oder Version.

Artikelspezifikation (Karte)

Auf der Karte pflegen Sie alle Angaben einer Spezifikation. Die Inforegister gliedern die Daten:

  • Allgemein: Artikelnr., je nach Einrichtung Kreditornr., Chargennr. und Variantencode, Versionsnr., Status, Revisionsgrund und Revidiert von.
  • Artikelinformationen und Zutatenverzeichnis: Beschreibung des Produkts und Zutatendeklaration.
  • Herkunft: Fanggebiet und Untergebiet bei Fisch und Meeresfrüchten.
  • Kennzeichen: Bio, Halal, Koscher, MSC, Vegetarisch, Vegan, Gluten, Laktose.
  • Benutzerdefinierte Felder: nur sichtbar, wenn der Administrator sie konfiguriert hat.

An Indikatoren auf der Karte erkennen Sie sofort, welche Bereiche (Allergene, Nährwerte, Zutaten usw.) bereits Daten enthalten.

Aktionen (Verarbeiten):

  • Neue Version erstellen – erzeugt die nächste Version und setzt die bisherige auf Abgelaufen.
  • Artikelspezifikation kopieren – übernimmt Daten in eine Spezifikation für einen anderen Artikel, Kreditor, eine andere Charge oder Variante.
  • Zutaten kopieren von… – ersetzt das Zutatenverzeichnis durch das einer anderen Spezifikation.
  • Drucken – startet den Bericht Artikelspezifikation.

Navigieren: Allergene, Nährwerte, Zutaten (Liste), Zutaten (Baumansicht), Texte, Verantwortliche, Standards.

Ändern Sie Artikel, Kreditor, Charge oder Variante nachträglich, werden alle Zeilen der Spezifikation automatisch mitgeführt.

Allergene der Spezifikation

Hier legen Sie fest, welche Allergene im Produkt enthalten sind.

  • Die Standardallergene werden beim Anlegen der Spezifikation automatisch eingefügt.
  • Je Allergen wählen Sie: enthalten, nicht enthalten oder Spuren.
  • Weitere Allergene können Sie aus den Stammdaten hinzufügen.


Nährwerte der Spezifikation

Hier erfassen Sie die Nährwerttabelle.

  • Die „Top 7“ (EU-Pflichtangaben) werden beim Anlegen automatisch eingefügt.
  • Tragen Sie die Werte je Nährwert ein und ergänzen Sie bei Bedarf weitere Nährwerte (z. B. Ballaststoffe).


Zutaten der Spezifikation (Liste)

Die flache Ansicht zeigt alle Zutaten untereinander – ideal für die schnelle Erfassung und Kontrolle.

  • Zutaten und Zusatzstoffe aus den Stammdaten auswählen.
  • Zusatzstoffe werden nach ihren eigenen Benennungsregeln (Kategorie, E-Nummer) ausgegeben.


Zutaten der Spezifikation (Baumansicht)

Die Baumansicht zeigt dasselbe Zutatenverzeichnis hierarchisch mit Zutatengruppen.

  • Zutaten unter Gruppen einordnen, z. B. Pfeffer und Paprika unter „Gewürze“.
  • Gruppen auf- und zuklappen, um auch lange Verzeichnisse übersichtlich zu halten.


Texte der Spezifikation

Hier ordnen Sie der Spezifikation Textbausteine zu, die im Bericht mitgedruckt werden.

  • Allgemeine Texte nach Textart auswählen (z. B. Lagerung, Warnhinweis, Marketing).
  • Übersetzungen der Texte werden beim Druck automatisch in der gewählten Sprache verwendet.


Verantwortliche der Spezifikation

Hier sehen und pflegen Sie die Personen, die für die Freigabe dieser Spezifikation verantwortlich sind. Verantwortliche mit Kennzeichen für automatisches Einfügen sind bereits eingetragen.


Standards der Spezifikation

Hier ordnen Sie Qualitäts-, Produktions- und Zertifizierungsstandards zu (z. B. Bio, MSC). Standards mit Kennzeichen für automatisches Einfügen sind bereits eingetragen.


Dialog: Neue Version erstellen

  • Revisionsgrund: optional, z. B. „Rezepturänderung“.
  • Revidiert von: optional; bleibt das Feld leer, wird Ihr Benutzername eingetragen.
  • OK legt die neue Version mit Status Neu an, kopiert alle Daten und setzt die Vorgängerversion auf Abgelaufen.

Dialog: Artikelspezifikation kopieren

  • Quelle: Spezifikation, aus der kopiert wird.
  • Ziel: Artikel, Kreditor, Charge und/oder Variante der neuen Spezifikation.
  • Zu kopierende Bereiche: Allergene, Nährwerte, Texte, Zutaten, Verantwortliche, Standards – einzeln auswählbar.

Dialog: Zutaten kopieren von…

  • Zeigt nur Spezifikationen, die bereits ein Zutatenverzeichnis haben.
  • Nach Bestätigung werden die Zutatenzeilen der aktuellen Spezifikation ersetzt. Alle anderen Bereiche bleiben unverändert.

Artikelverfolgungszeilen (Erweiterung der Standardseite)

Sind chargenbezogene Spezifikationen aktiviert, stehen auf der Standardseite Artikelverfolgungszeilen zwei zusätzliche Aktionen zur Verfügung:

  • Chargennr.-Informationen kopieren: sucht die passendste vorhandene Spezifikation für Artikel (und Variante) und öffnet den Dialog Artikelspezifikation kopieren bereits vorausgefüllt.
  • Chargennr.-Informationen bearbeiten: öffnet die vorhandene Spezifikation der Charge direkt.

Bericht: Artikelspezifikation

Der Bericht erzeugt ein versandfertiges Dokument der Spezifikation.

  • Sprache: wählen Sie die Sprache des Ausdrucks; Zutaten, Standards und Texte werden automatisch übersetzt.
  • Ausgabe: wie bei jedem Business Central-Bericht als Vorschau, PDF, Word oder Druck.

Artikelspezifikation Einrichtung

Zentrale Einrichtungsseite für Administratoren.

  • Kreditor, Chargennr., Variante: aktivieren oder deaktivieren die jeweilige Dimension.
  • Aktionen oben: direkter Sprung zu Allergene, Zutaten, Nährwerte und Zusatzstoffe.
  • Navigieren: Verantwortliche, Qualitätsstandards, Produktionsstandards, Zertifizierte Standards, Textarten, Allgemeine Texte.

Stammdatenseiten

Seite

Zweck

Besonderheit

Allergene

Allergene verwalten

Kennzeichen Standardallergen für automatisches Einfügen

Zutaten / Zutatengruppen

Zutaten und deren Gruppierung

Grundlage der Baumansicht

Nährwerte

Nährwerte und Einheiten

Kennzeichen Top 7

Zusatzstoffe / Zusatzstoffkategorien

E-Nummern und Funktionsklassen

Kategorie und Variante je Zusatzstoff

Qualitäts-, Produktions-, Zertifizierte Standards

Standards und Zertifikate

Kennzeichen für automatisches Einfügen

Verantwortliche

Freigabeverantwortliche

Aktion Verantwortliche einfügen

Textarten

Kategorien für Textbausteine

z. B. Lagerung, Warnhinweis

Allgemeine Texte

Wiederverwendbare Textbausteine

Übersetzbar

Fanggebiete

Fanggebiete und Untergebiete

Für Fisch und Meeresfrüchte

Auf allen Stammdatenseiten können Sie Einträge anlegen, bearbeiten, sperren oder löschen sowie Übersetzungen pflegen.

Aktion Verantwortliche einfügen: Markieren Sie auf der Seite Verantwortliche eine oder mehrere Personen und wählen Sie die Aktion. Nach Bestätigung werden sie in alle zertifizierten Spezifikationen des Mandanten eingetragen, in denen sie noch fehlen.

Typische Arbeitsabläufe

Neue Spezifikation anlegen

  1. Öffnen Sie die Liste Artikelspezifikationen und wählen Sie Neu.

  2. Geben Sie die Artikelnr. ein und – falls aktiviert – Kreditornr., Chargennr. und Variantencode.
  3. Business Central fügt automatisch die Standardallergene, die „Top 7“-Nährwerte sowie automatisch einzufügende Standards und Verantwortliche ein.
  4. Pflegen Sie Artikelinformationen, Zutaten, Allergene, Nährwerte, Standards, Herkunft, Verantwortliche und Texte über Navigieren.
  5. Setzen Sie den Status schrittweise: Neu → In Entwicklung → Zertifiziert.

Neue Version erstellen

Ändert sich ein Produkt, bearbeiten Sie eine freigegebene Spezifikation nicht direkt, sondern erstellen eine neue Version.

  1. Öffnen Sie die Spezifikation und wählen Sie Neue Version erstellen.
  2. Tragen Sie optional Revisionsgrund und Revidiert von ein.
  3. Bestätigen Sie mit OK. Die neue Version erhält Status Neu, die alte wird Abgelaufen.
  4. Passen Sie die neue Version an und zertifizieren Sie sie.

Spezifikation für einen anderen Artikel wiederverwenden

  1. Wählen Sie Artikelspezifikation kopieren.
  2. Wählen Sie Quelle und Ziel (Artikel, Kreditor, Charge, Variante).
  3. Markieren Sie die Bereiche, die übernommen werden sollen, und bestätigen Sie.

Zutatenverzeichnis übernehmen

  1. Öffnen Sie die Zielspezifikation und wählen Sie Zutaten kopieren von….
  2. Wählen Sie die Quellspezifikation und bestätigen Sie. Die vorhandenen Zutatenzeilen werden ersetzt.

Spezifikation für eine Charge anlegen

  1. Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen, z. B. aus einer Einkaufszeile.
  2. Markieren Sie die Zeile der Charge und wählen Sie Chargennr.-Informationen kopieren.
  3. Prüfen Sie die vorausgefüllte Quelle, wählen Sie die zu kopierenden Bereiche und bestätigen Sie.
  4. Existiert bereits eine Spezifikation für die Charge, wählen Sie stattdessen Chargennr.-Informationen bearbeiten.

Neuen Verantwortlichen in alle zertifizierten Spezifikationen eintragen

  1. Öffnen Sie die Seite Verantwortliche.
  2. Markieren Sie die Person(en) und wählen Sie Verantwortliche einfügen.
  3. Bestätigen Sie die Abfrage. Die Personen werden mandantenweit in alle zertifizierten Spezifikationen eingetragen, in denen sie fehlen.

Spezifikation drucken oder versenden

  1. Öffnen Sie die Spezifikation und wählen Sie Drucken (Bericht Artikelspezifikation).
  2. Wählen Sie die Sprache des Empfängers.
  3. Wählen Sie Vorschau, Senden an (z. B. PDF) oder Drucken.

Status und Versionierung

Nur der Status Zertifiziert gilt als vollständig freigegeben – verwenden Sie für Kunden und Auditoren ausschließlich zertifizierte Spezifikationen.

Status

Bedeutung

Typischer Zeitpunkt

(leer)

Noch nicht begonnen

Direkt nach dem Anlegen

Neu

Entwurf in Bearbeitung

Erste Erfassung oder neue Version

In Entwicklung

Wird geprüft und vervollständigt

Abstimmung mit QS / Lieferant

Zertifiziert

Freigegeben und gültig

Nach erfolgter Prüfung

Abgelaufen

Durch neuere Version ersetzt oder nicht mehr gültig

Automatisch beim Erstellen einer neuen Version

Jede Spezifikation hat eine Versionsnr., die bei jeder neuen Version um eins steigt. So bleibt nachvollziehbar, wie eine Spezifikation zu jedem Zeitpunkt aussah, und es ist immer eindeutig, welche Version aktuell ist.

Berechtigungen

Der Zugriff wird über einen Berechtigungssatz der App gesteuert. Ihr Business Central-Administrator weist ihn allen Personen zu, die Spezifikationen und die zugehörigen Stammdaten ansehen und bearbeiten sollen. Ohne diesen Berechtigungssatz sind die Seiten der App nicht nutzbar.

Hinweise und Tipps

  • Kein Absprung von der Artikelkarte: Die App ist noch nicht mit der Standard-Artikelkarte verknüpft. Nutzen Sie die Liste Artikelspezifikationen oder – für Chargen – die Artikelverfolgungszeilen.
  • Artikelbilder: Bilder pflegen Sie wie gewohnt über die Standardseite Artikelbild, nicht in der Spezifikation.
  • Freigegebene Spezifikationen nicht direkt ändern: Erstellen Sie stattdessen eine neue Version, damit die Historie erhalten bleibt.
  • Übersetzungen früh pflegen: Fehlende Übersetzungen fallen meist erst beim Druck auf. Pflegen Sie sie direkt beim Anlegen neuer Stammdaten.
  • „Zutaten kopieren von…“ ersetzt: Bestehende Zutatenzeilen werden überschrieben, nicht ergänzt.

Häufige Fragen

Warum sehe ich die Felder Kreditor, Chargennr. oder Variante nicht? Diese Dimensionen sind in der Artikelspezifikation Einrichtung deaktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Warum fehlt ein benutzerdefiniertes Feld auf der Karte? Nicht konfigurierte Felder werden ausgeblendet. Der Administrator muss das Feld zuerst benennen und einen Typ festlegen.

Kann ich eine abgelaufene Version noch ansehen? Ja. Alle Versionen bleiben in der Liste Artikelspezifikationen erhalten; filtern Sie nach Artikelnr. und Versionsnr.

Was ist der Unterschied zwischen „Neue Version erstellen“ und „Artikelspezifikation kopieren“? Eine neue Version ersetzt die bisherige Spezifikation desselben Artikels. Kopieren erzeugt eine eigenständige Spezifikation für einen anderen Artikel, Kreditor, eine andere Charge oder Variante.

Benötige ich weitere Zusatzstoffe als die mitgelieferten? Legen Sie sie einfach auf der Seite Zusatzstoffe an – wie alle anderen Stammdaten.

In welchen Sprachen kann ich drucken? In jeder Sprache, für die Übersetzungen hinterlegt sind. Die mitgelieferten Startdaten enthalten Deutsch und Englisch.


Glossar

Begriff

Erklärung

Artikelspezifikation

Dokumentation der Zusammensetzung und Eigenschaften eines Artikels

Charge (Chargennr.)

Produktions- oder Lieferlos, das über die Artikelverfolgung erfasst wird

Kreditor

Lieferant in Business Central

Standardallergen

Allergen, das automatisch in jede neue Spezifikation eingefügt wird

Top 7

Die sieben EU-Pflichtangaben der Nährwertdeklaration

Zusatzstoffkategorie

EU-Funktionsklasse eines Zusatzstoffs, z. B. Konservierungsstoff

Revisionsgrund

Begründung, warum eine neue Version erstellt wurde

Inforegister

Abschnitt auf einer Business Central-Karte

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